Время прочтения: 6 минут
Командировочные расходы сотрудников можно и нужно учитывать для уменьшения налога на прибыль. Однако, как показывает судебная практика, налоговые органы тщательно проверяют обоснованность таких затрат. Если компания не сможет доказать, что поездка имела деловой характер, расходы не примут к вычету, а организацию ждут доначисления и штрафы. Рассмотрим ключевые моменты на примере реального дела, в котором компания, по мнению ФНС, необоснованно отнесла в командировочные расходы 3 млн руб.
Расходы на служебные командировки отнесены к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Как и любые расходы, данные затраты должны подтверждаться документально. На практике компании обычно ограничиваются составлением приказа о направлении работника в командировку и авансовым отчетом, к которому приложены все подтверждающие документы. Но как оказалось, такой пакет документов теперь вряд ли устроит проверяющих, как это случилось в споре, рассматриваемом в Постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 30.04.2025 г. № Ф07-4270/2025 по делу № А56-40548/2023.
В этом деле налоговая инспекция провела в компании выездную проверку, по итогам которой «сняла» из состава расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, командировочные расходы в размере 3 млн руб. Проверка показала, что эти расходы не подтверждены документально и не обоснованы, а компания не выполнила условия пункта 1 ст. 252 НК РФ.
Что делала компания?
Организация списывала в расходы необоснованные затраты на многочисленные поездки, утверждая, что они необходимы для посещения выставок и ведения переговоров с деловыми партнерами. Однако особый интерес у налоговой инспекции и суда вызвал состав участников этих поездок и их характер.
В командировки, в том числе поездки за границу (Милан, Мюнхен, Ницца, Китай и Дубай) в основном направлялся генеральный директор. Ключевым моментом стало то, что в этих поездках его регулярно сопровождали супруга и дочь. При этом для проживания выбирались дорогостоящие отели.
Такие обстоятельства сразу поставили под сомнение деловой характер поездок. Налоговики заподозрили, что компания оплачивала по факту семейные путешествия своего руководителя под видом производственной необходимости. В ходе проверки налоговой службой были запрошены не только приказы и авансовые отчеты с подтверждающими документами, но и дополнительные документы:
-
документы, подтверждающие производственную необходимость общества в таких поездках за все три проверяемых года
-
приказы или иные документы об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет.
Что не смогла представить компания?
И вот с этими дополнительными документами у компании возникла проблема. Часть документов передавалась в налоговую инспекцию уже на этапе возражений к акту выездной проверки. Это были приказы о командировке и служебные задания. В них было указано, что целью поездки в большинстве случаев являлись встречи с деловыми партнерами и деловые переговоры. В подтверждение были представлены рекламные материалы на иностранном языке. Налоговики не приняли документы во внимание, поскольку они были представлены без перевода на русский язык, и их невозможно было соотнести к конкретной дате или цели поездки.
В ходе проведенных мероприятий налогового контроля инспекторы выяснили, что у плательщика отсутствуют импортные контракты в проверяемом периоде. По книге продаж наличие договорных отношений с новыми контрагентами не было установлено. Все это, по мнению налоговой, говорило об отсутствии конкретного результата «служебных» поездок.
Также компания не смогла представить документы, подтверждающие участие в выставке: программу выставки, договор с организацией, проводившей выставку, акт о выполненных работах (оказанных услугах), краткий отчет.
Никакие иные документы, раскрывающие цель и результат командировки, не были представлены.
Вердикт суда
Суд на уровне трех инстанций разрешил спор в пользу инспекции, отметив, что компания не представила доказательств производственной необходимости направления работников в служебные командировки и не доказала экономическую обоснованность затрат на командировку.
Как отмечено в судебном решении первой инстанции, для учета организацией командировочных расходов в целях налогообложения прибыли необходимо:
-
подтвердить командировочные расходы документально, обосновать экономическую целесообразность и производственный характер командировки, что подтверждается служебным заданием, отчетом о его выполнении, деловой перепиской с партнерами, заключенными договорами
-
связать командировку с деятельностью компании, которая направлена на получение дохода
После возвращения из командировки работник должен представить отчет о выполнении задания. В отчете должны указываться конкретные цель и результаты командировки, прикладываться: протоколы намерений или предварительные договоры, прейскуранты, проспекты и другие документы, подтверждающие выполнение задания в служебной командировке.
Ничего из указанного общество не представило, что и явилось причиной вынесения судами решения в пользу налоговой инспекции.
Вывод:
Этот кейс наглядно демонстрирует, что для налоговых органов и суда важны не формальные приказы о командировках, а реальное содержание и результаты поездок, подтвержденные исчерпывающим пакетом документов.
Любые намеки на личный характер поездки, особенно за счет компании, будут трактоваться не в пользу налогоплательщика.
Поэтому прежде чем списывать командировочные расходы, оформите поездки таким образом, чтобы у налоговых органов не закрались сомнения в том, что служебные поездки прикрывают собой личный отпуск. Необходимо иметь доказательства эффективности поездок (заключение договоров с новыми контрагентами, расширение сотрудничества с действующими контрагентами и т.д.).
Не допускайте таких явных недочетов, как сопровождение в поездках членов семьи и оформление командировок за границу в отсутствие у компании иностранных контрагентов.
