Как списать долги компании

Неисполнение контрагентами своих обязательств – типичная ситуация в ходе любого бизнеса, в итоге которой может образоваться дебиторская задолженность. 

Товар поставили, услугу оказали, однако, оплата за оказанные услуги, работы или товары так и не поступила на счета организации. Задолженность уже не взыскать с должника: обязательство исполнить невозможно, значит и деньги не за что платить, обязательство исполнено, но у контрагента недостаточно средств или имущества, которое можно было бы изъять в счет оплаты. 

В таких случаях задолженность признается безнадежной. 

В этом случае компании потребуется корректное списание безнадежной дебиторской задолженности. При этом, своевременное списание в налоговом и бухгалтерском учете безнадежной дебиторской задолженности позволяет компании уменьшить налогооблагаемую базу. Однако, это может быть чревато штрафами и проверками со стороны налоговой инспекции, если списание долгов неправильно отобразить в бухгалтерском учете и налоговой отчетности. Отметим, что процедура списания долгов компании строго регламентирована законом, и ее соблюдение следует правильно отражать в бухгалтерской отчетной документации. Попробуем разобраться, как отображается выявленная безнадежная задолженность в учете и что представляет собой процедура ее списания. Сразу подчеркнем, что перед списанием долгов должна быть обязательно проведена инвентаризация, а также издан соответствующий приказ руководителя компании.

Налоговый кодекс РФ позволяет компаниям уменьшать налоговую базу на сумму дебиторской задолженности, которая фактически не была получена и которая отвечает признакам сомнительной или безнадежной для взыскания. Уменьшается налоговая база либо через формирование резерва по сомнительным задолженностям, либо путем списания долга в убытки, минуя создание резерва. Но перед списанием все же стоит задуматься о предложении контрагентам провести реструктуризацию долга, потому как необоснованные списания всегда могут вызвать вопросы в налоговых органах.

Какая дебиторская задолженность признается сомнительной?  Это любые долги перед компанией в связи с реализацией в бизнесе товаров, работ или услуг, которые не были погашены контрагентами в установленные законом и определенные договором сроки, при этом данное обязательство не было обеспечено залогом, гарантией или поручительством. 

Сомнительный долг может превратиться в исполненное обязательство, если будет погашен контрагентом либо станет безнадежным и может быть списан компанией. Проще говоря, сомнительную дебиторскую задолженность еще может погасить недобросовестный контрагент, а безнадежную — уже нет.  

Резерв под сомнительные долги — это специальный механизм бухгалтерского и налогового учета, который нужен компании для того, чтобы заранее учитывать возможные потери от неполучения платежей от контрагентов (дебиторов). Резерв из денежных средств создается на случай, если клиенты или заказчики не выполнят свои обязательства по оплате, чтобы в дальнейшем «покрыть» разрывы в получении прибыли. Согласно законодательству, формирование резерва под сомнительные долги — это право компании. Если будет принято такое решение, то в учетной политике компании касательно бухгалтерского учета должны быть отражены основные правила формирования резерва под сомнительные долги с соблюдением правил ст. 266 НК РФ. 

Так, согласно данной статье Налогового кодекса РФ, суммы отчислений в резервы включаются в состав внереализационных расходов на последнее число отчетного (налогового) периода. Стоит отметить, что сумма резерва по сомнительным долгам определяется по результатам проведенной на последнее число отчетного (налогового) периода инвентаризации дебиторской задолженности и может увеличиваться, в зависимости от того, сколько времени длится период просрочки по платежам.

Таким образом, если в бухгалтерском учете компании было принято решение формировать резерв по сомнительным долгам, то списание безнадежной задолженности должно быть произведено за счет резерва, что подтверждается п. 5 ст. 266 НК РФ и Письмом Минфина России от 11.01.2023 № 03-03-06/1/648. Если за счет резерва невозможно покрыть всю сумму безнадежных долгов, то тогда образовавшаяся разница с суммой долга по бухгалтерскому учету включается в состав внереализационных расходов. Внереализационные расходы - это затраты организации, которые не связаны напрямую с ее основной производственной или коммерческой деятельностью, но учитываются при расчете налога на прибыль или УСН. Эти расходы относятся к техническим, процессуальным расходам: арендные платежи, судебные издержки и арбитражные сборы.

Что происходит в случае, если компания не формировала резерв под сомнительные долги? Тогда процедура списания долгов и уменьшения налоговых обязательств в процессе учета может быть произведена не ранее момента признания долга сомнительным по п.5 ст. 266 НК РФ. Также нужно учитывать тот нюанс, что резерв используется для списания сомнительной дебиторской задолженности по реализации товаров, работ или услуг компании. Списать в качестве долга таким образом просроченный аванс не получится. А вот в рамках списания безнадежных долгов можно будет уже списать любые задолженности контрагентов, включая перечисленные предоплаты и авансы.

В каких случаях долг организации признается безнадежным:

1. В случае истечения установленного срока исковой давности (как правило, это 3 года с момента, когда оплата по договору должна была поступить на счета компании);

2. Если государственным или муниципальным органом власти издан акт, из-за которого исполнение обязательства становится невозможным полностью или частично;

3. В связи с невозможностью исполнения, которая вызвана наступившим после возникновения обязательства обстоятельством, за которое ни одна из сторон обязательства не будет отвечать по закону;

4. Ликвидация компании (в данном случае долги списываются в числе внереализационных расходов с момента даты исключения ликвидированной компании из ЕГРЮЛ);

5. Если нет возможности определить место нахождения должника или его активов и имущества, а также получить сведения о наличии у него денег и иных ценностей, находящихся на счетах или вкладах в банках или других кредитных организациях;

6. Если у должника нет в собственности имущества, на которое может быть обращено взыскание, а все меры пристава по розыску имущества юридического или физического лица оказались безрезультатными;

7. Нереальной ко взысканию будет признана величина, равная 30% от суммы обязательств перед банком или другой кредитной организацией, которые считаются исполненными в соответствии в соответствии с законом, а также в других случаях, прямо установленных законом.

В бухгалтерском учете такие долги учитываются на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Ведение такого вида счета регулируется Планом счетов бухучета и инструкцией к нему, утвержденными приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н. Это помогает аккумулировать данные по дебиторским задолженностям компании с оценкой последующих перспектив их взыскания. Учету «за балансом» подлежат данные сведения, касающиеся безнадежных долговых обязательств в течение 5 лет со дня списания.

Какие виды долгов не будут считаться безнадежными? Российские суды, ФНС и Минфин предупреждают, что нельзя списать за счет резерва или включить в состав внереализационных расходов следующие виды задолженностей:

• - все задолженности за период применения компанией УСН;

• - задолженности, которые компания получила по договору цессии;

• - задолженности в связи с предоставлением поручительства перед кредиторами;

• - в случае использования схем списания долгов между взаимозависимыми лицами.

Как оформить списание дебиторской задолженности компании? Помимо приказа руководителя в каждом конкретном случае списания долгов будет свой комплект специфических документов, подтверждающих наступление событий, позволяющих по НК РФ в бухгалтерской отчетности отнести дебиторскую задолженность к безнадежной, а также документов, подтверждающих сумму долга и дату его формирования. Для того, чтобы потом получилось защитить законность списания долга перед ФНС, примерный список документов должен включать:

• - приказ руководителя компании о списании долга;

• - письменное обоснование, почему долг безнадежный и по какому основанию он может быть списан;

• - акты инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами;

• - договор или допсоглашение, в которых указаны сроки платежей по обязательствам;

• - акт приемки услуг или работ, накладная на товары;

• - платежные поручения и другие подтверждения оплаты со стороны контрагентов;

• - акт судебного пристава об окончании исполнительного производства;

• - судебные решения и акты госорганов или органов местного самоуправления, касающиеся возможности списания долгов компании;

• - выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации компании, со стороны которой образовался долг.

В бухгалтерском учете безнадежные долги учитываются на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов», что помогает аккумулировать все сведения по дебиторским задолженностям компании с оценкой последующих перспектив их взыскания с контрагентов. Учету «за балансом» подлежат указанные сведения в течение 5 лет со дня списания долга.

За какой период списывается безнадежная дебиторская задолженность? 

Порядок списания безнадежной задолженности закреплен в п. 5 ст. 266 НК РФ. При списании долга в рамках учета нужно ориентироваться на последний день налогового периода, в котором долг приобрел статус безнадежного. Что касается документального подтверждения, то датой признания нереальной к взысканию дебиторской задолженности следует считать дату составления самого документа, придающего долгу статус безнадежного (дату внесения в ЕГРЮЛ записи об исключении из Реестра компании в связи с ликвидацией, дату составления приставом постановления об окончании исполнительного производства, дату судебного акта или акта государственного органа и пр.). Долг ликвидированной компании списывается за тот период, в который была внесена соответствующая запись в ЕГРЮЛ о ликвидации.

Если долг становится безнадежным по факту истечения исковой давности, то его учитывают в числе внереализационных расходов отчетного периода на момент истечения срока исковой давности. Обратите внимание — трехлетний срок исковой давности будет отсчитываться со дня, когда наступил срок оплаты по договору, или же долг был письменно подтвержден контрагентом согласно ст. 200 ГК РФ. Если срок исковой давности истекает в нерабочий день, то датой окончания срока исковой давности является следующий за ним рабочий день. 

Что еще важно учитывать при списании безнадежной задолженности по факту окончания срока исковой давности? Такие долги списываются в соответствии с п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. Срок исковой давности может прерываться или приостанавливаться. Так согласно п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43 срок давности прерывается в случаях, если должник долг принял и признал, а его представитель поставил подпись в акте сверки, либо прислал письмо с признанием долга или просьбой предоставить отсрочку, либо заплатил неустойку или проценты за просрочку исполнения обязательств, либо же было составлено допсоглашение к договору, в котором содержится признание должником обязательства. Если срок исковой давности прерывается, то он будет течь далее (но всего не более чем 10 лет с даты образования дебиторской задолженности). 

Срок исковой давности будет прерываться также, если стартовала процедура признания компании банкротом или же стороны пытаются разрешить спор во внесудебном порядке (например, в ходе медиации).

Как исправлять ошибку, если компания не списала безнадежную дебиторскую задолженность своевременно в нужном отчетном периоде?  По общему правилу, ошибка должна быть исправлена в бухгалтерском отчете за период, в котором она была допущена. В этой связи нужно будет добавить уточнения в налоговую декларацию по налогу на прибыль в том отчетном периоде, в котором долг приобрел статус безнадежного. Это означает, что при обнаружении в 2024 году безнадежных долгов за 2023 год, не списанных вовремя, потребуется предоставить уточненную декларацию по налогу на прибыль за отчетный бухгалтерский период 2023 года. Если этого не сделать, то тогда придется в суде доказывать свое право на списание таких долгов, как следует из п. 30 от 4 июля 2018 год Президиумом Верховного Суда РФ Обзора судебной практики ВС РФ № 2.

 ВС РФ также подчеркнул, что исправление допускается  в текущих налоговых периодах, если ошибка или искажение в определении налоговой базы и суммы налога не приводит к нарушению интересов казны. По мнению ВС РФ, закон допускает исправление такой ошибки/искажения путем отражения исправленных сведений в текущей налоговой декларации.

 П.1 ст. 54 НК РФ позволяет произвести перерасчет налоговой базы за отчетный период, в котором были выявлены ошибки в прошлых отчетных периодах, которые привели к переплате налогов в ходе текущего налогового периода. Для того, чтобы исправить выявленную ошибку за прежний период в текущем налоговом периоде компанией должно быть обеспечено выполнение 3 следующих условий:

• -  у компании имеется прибыть в текущем налоговом периоде;

• - истекло не более 3 лет с момента, когда должен был быть уплачен налог, который из-за искажения или ошибки оказался завышенным;

• - предельный объем убытка, переносимого на последующий период,  не  более 50% налоговой базы.

Важный момент: в любом случае должна быть подготовлена справка бухгалтера о выявлении ошибки/искажения по данному факту и утверждено решение об ее исправлении в периоде обнаружения. Кроме того, надо быть готовым доказать ФНС исполнение компанией 3 вышеуказанных условий для исправления ошибки прошлых лет в текущем отчетном периоде, либо же представить в ФНС уточненную налоговую декларацию за период, в который долг был признан безнадежным. 

Что касается безнадежной кредиторской задолженности, то ее списывают в составе «прочих доходов» в бухгалтерском учете и в составе «внереализационных доходов» – в налоговом учете. Если имело место истечение срока исковой давности по кредиторской задолженности, то ее учитывают в числе доходов по результатам проведенной инвентаризации. Тут также в обязательном порядке должен быть издан соответствующий приказ руководителя и приложено письменное обоснование списания долгов компании. Кредиторскую задолженность необходимо учесть в последний день отчетного периода, в котором истек срок исковой давности. Если компания упустила этот момент при списании задолженности, то потребуется подать в налоговую инспекцию уточненную декларацию по налогу на прибыль.

Касательно списания долгов компании в связи с процедурой банкротства, то такая дебиторская задолженность может быть списана лишь после окончания конкурсного производства и исключения компании из ЕГРЮЛ. При этом, чтобы списать долги контрагента - банкрота, кредитор должен заявить требования о погашении задолженности в реестр в установленном законом порядке. Минфин в письме от 04.03.2013 № 03-03-06/1/6313 подчеркнул, что дебиторские долги, включенные в реестр требований кредиторов, списывать недопустимо даже в случаях истечения срока исковой давности после старта процедуры банкротства. 

Все эти моменты, связанные с правильностью списания безнадежной дебиторской или кредиторской задолженностей, напрямую влияют на формирование налогооблагаемой базы, а значит, и на суммы взыскиваемых ФНС с компании налогов. Любые ошибки и искажения в данной сфере могут повлечь штрафы со стороны ФНС и привлечение к ответственности руководящих лиц компании за некорректное списание безнадежных долгов контрагентов. Чтобы этого избежать, необходимо своевременно проводить юридический аудит налоговой и бухгалтерской отчетности и правильности отображения в ней данных статей доходов и расходов. С этой задачей уже на протяжении 17 лет успешно справляются юристы и адвокаты Адвокатского бюро «Деловой фарватер», помогая бизнесу защититься от налоговых проверок и обвинений в правонарушениях. 

Мы поможем просчитать и предупредить все налоговые риски в ходе предпроверочного анализа деятельности налогоплательщика для исключения шанса быть обвиненным в уклонении от уплаты налогов или их сокрытии при списании долгов. В ходе оказания такого рода услуг эксперты АБ «Деловой фарватер» оценят основные показатели хозяйственной деятельности компании, их соответствие рекомендуемой нагрузке по НДС и налогу на прибыль, проанализируют на предмет соответствия законодательству схемы работы с контрагентами и порядок их оформления в документах бухгалтерского учета и налоговой отчетности. 

Наши юристы:

• проанализируют порядок списания дебиторской задолженности за счет резерва или за счет внереализационных расходов;

• проверят, истек ли по долгам срок давности и наступил ли момент признания долга безнадежным;

• истребуют всю необходимую подтверждающую документацию у контрагентов и физических лиц, а также проведут анализ информации по ситуации с оформлением отчетности из внешних источников через контролирующие и правоохранительные структуры. 

Юридический анализ деятельности клиента, проведенный в АБ «Деловой фарватер», поможет разобраться, к каким налоговым последствиям может привести то, как вы в отчетности списываете безнадежную задолженность - дебиторскую или кредиторскую - со стороны контрагентов.

Обратившись в АБ «Деловой фарватер», вы получаете гарантию правильного списания долгов и накопившихся сомнительных задолженностей, а также корректного отражения таких долгов  в налоговом и бухгалтерском учете, тем самым защитив компанию от налоговой ответственности за возможные допущенные ошибки и  искажения в отчетности.